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Medienbruchfrei von der Prozess­dokumentation zur Automation.

Digitale Fachkräfte für den öffentlichen Sektor mit PICTURE und MR.KNOW: Stellenbeschreibung hochladen und eine erste KI-gestützte Einschätzung Ihres Automatisierungspotenzials erhalten.

  • 🔒 DSGVO-konform
  • 🇩🇪 Made in Germany
  • ⚙️ BPMN 2.0 & FIM
  • 🏛️ Öffentlicher Sektor

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So funktioniert's

Von der Stellenanzeige zur digitalen Fachkraft

In 5 Schritten zum digitalen Kollegen.

  1. Hochladen

    Stellenanzeige hochladen oder URL einfügen.

  2. Analyse & Vorschau

    KI prüft Aufgaben, Workflows und Automatisierungspotenzial – inklusive BPMN-Vorschau.

  3. Konfigurieren

    Digitale Fachkraft als Assistant, Agent oder Worker.

  4. Bereitstellen

    Nahtlose Integration in ERP, CRM, HR – Cloud oder On-Premise.

  5. Monitoring & Optimierung

    Überwachung, Governance und laufende Optimierung.

Typische digitale Fachkräfte in der Verwaltung

Einzeln einführbar – und Schritt für Schritt zu einem digitalen Team ausbaubar. Jede entsteht aus einem Prozessmodell, das in PICTURE bereits dokumentiert ist.

  • Antrags-Sachbearbeiter – Anträge aus Online-Diensten und Bürgerportalen entgegennehmen, formell und inhaltlich prüfen, fehlende Unterlagen selbstständig nachfordern, Fristen überwachen und den Bescheid vorbereiten. Der klarste Einstieg: Der Antrag ist vorn bereits digital – hinten wird er bislang von Hand bearbeitet.
  • Assistent für Bürgeranliegen – Anliegen aufnehmen, die zuständige Stelle ermitteln, Rückfragen ohne Medienbruch klären, Termine vergeben und den Bearbeitungsstand zurückmelden – rund um die Uhr, auch außerhalb der Öffnungszeiten.
  • Posteingangs- und E-Akte-Assistent – Scans, E-Mails und Formulare klassifizieren, Metadaten auslesen, Vorgang registrieren, Dokumente in die E-Akte einsortieren und Wiedervorlagen setzen.
  • Förder- und Zuwendungs-Sachbearbeiter – Anträge auf Zuschüsse und Fördermittel prüfen, Nachweise anfordern, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise überwachen. Besonders relevant für Landkreise, Forschungseinrichtungen, Verbände und kirchliche Träger.
  • Beschaffungs- und Vergabeassistent – Bedarfsmeldung erfassen, Wertgrenzen und Vergabeart prüfen, Freigaben einholen und die Vergabeakte prüfsicher für Rechnungsprüfung und Aufsicht dokumentieren.
  • In vier Schritten vom Prozessmodell zur Anwendung – Import der PICTURE-Prozessmodelle, fachliche Automatisierung durch die Fachseite, technische Automatisierung durch die IT, Oberflächen per Low-Coding. Weitere digitale Fachkräfte entstehen danach als Onboarding statt als Neubau.

Warum digitale Fachkräfte im öffentlichen Sektor?

Städte und Gemeinden, Landkreise und Kreisverwaltungen, Länder und Bund, Hochschulen und Forschungseinrichtungen, Kirchen und Sozialeinrichtungen, Kammern und Verbände: Über 1.200 Organisationen des öffentlichen Sektors dokumentieren ihre Prozesse bereits mit PICTURE. Der nächste Schritt ist die Automatisierung – und der beginnt genau dort, wo Routine erfahrene Mitarbeitende bindet.

Fachkräftemangel und demo­grafischer Wandel

In vielen Verwaltungen geht ein erheblicher Teil der Belegschaft in den nächsten Jahren in den Ruhestand, und Stellen in Sachbearbeitung und Organisation bleiben lange unbesetzt. Mit den Menschen geht auch das Verfahrenswissen.

Digitale Fachkräfte übernehmen die wiederkehrenden Anteile eines Stellenprofils – rund um die Uhr, ohne Qualitätsschwankungen. Das dokumentierte Prozessmodell hält zugleich das Wissen fest, das sonst mit einzelnen Personen verschwindet.

Online-Dienst vorn, Handarbeit hinten

Online-Portale sind ein wichtiger Baustein der Prozessdigitalisierung – aber sie enden am Front Office. Der eingereichte Antrag landet dahinter oft wieder in manueller Bearbeitung, per Ausdruck, Mail und Zuruf.

Digitale Fachkräfte schließen genau diese Lücke: Sie automatisieren das Back Office und binden dabei die Verfahren ein, die es dort schon gibt.

Medienbrüche kosten Zeit, Geld und Vertrauen

Jeder Wechsel zwischen digital und Papier kostet Zeit durch manuelle Eingaben, erhöht die Fehlerquote, treibt die operativen Kosten und erschwert die lückenlose Nachverfolgung eines Vorgangs.

Am Ende spüren das die Bürgerinnen und Bürger – als Verzögerung und als Rückfrage, die es nicht hätte geben müssen. Medienbruchfreie Prozesse sind deshalb kein Selbstzweck, sondern die Grundlage für verlässliche Bearbeitungszeiten.

Erst priorisieren, dann automa­tisieren

„Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn.“ Ein Prozessregister zeigt zuerst, welche Prozesse es überhaupt gibt, wer wofür zuständig ist und welche sich lohnen: In einer typischen Auswertung bleiben von 541 erfassten Prozessen 223 strukturierte, davon 70 mit einer Fallzahl über 1.000 pro Jahr und 15 mit Leistungsempfänger Bürger.

Diese 15 sind der Startpunkt – nicht die 541. So entsteht eine belastbare Reihenfolge statt eines Leuchtturmprojekts.

Prüfbar, rechtssicher, mandanten­fähig

Rechnungsprüfung, Aufsichtsbehörde, Datenschutzbeauftragte und Personalrat verlangen Nachweise. Prozesse sind dokumentiert und versioniert, Prompts liegen in einem Tresor, die KI-Modelle sind austauschbar – es entsteht kein Vendor-Lock.

Der Betrieb ist DSGVO-konform und mandantenfähig, wahlweise als hochsichere SaaS-Cloud oder On-Premise im eigenen oder im kommunalen Rechenzentrum. Mandantenfähigkeit erlaubt es außerdem, eine Lösung interkommunal zu teilen.

Fachverfahren bleiben – Investi­tionen auch

Die Orchestrierung nach BPMN 2.0 liegt über den vorhandenen Systemen und bindet Fachverfahren, E-Akte, Finanz- und Personalverfahren über offene Standards, Schnittstellen und Konnektoren ein, statt sie zu ersetzen.

Der Fokus liegt bewusst auf den Prozessen, die noch von keinem spezialisierten Fachverfahren abgedeckt sind. Der Großteil des Aufwands fließt einmalig in die wiederverwendbare Basis – jede weitere digitale Fachkraft entsteht überwiegend als Konfiguration.

Über PICTURE

Die PICTURE GmbH aus Münster ist seit 2008 der bundesweite Spezialist für Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor – mittelständisch, unabhängig und inhabergeführt. Über 1.200 Kunden, mehr als 350 Projekte und ein Team von über 55 Mitarbeitenden stehen hinter dem Motto „Prozessmanagement. Einfach. Machen.“

Die PICTURE-Prozessplattform gehört zu den am weitesten verbreiteten Lösungen für Prozessdokumentation, -analyse und -optimierung in der Verwaltung. Die dazu passende PICTURE-Methode beschreibt Abläufe mit 24 fachlichen Bausteinen, die eigens für den öffentlichen Sektor entwickelt wurden – das verbessert Akzeptanz, Geschwindigkeit und Ergebnisqualität deutlich gegenüber allgemeinen Modellierungsnotationen. Unterstützt werden ebenso PICTURE-BPMN, BPMN 2.0, PICTURE-Classic und FIM.

Gemeinsam mit MR.KNOW entsteht daraus ein durchgängiger Weg: PICTURE identifiziert, priorisiert, dokumentiert und optimiert die Prozesse, MR.KNOW übernimmt die Modelle verlustfrei und macht daraus eine ablauffähige Anwendung. Medienbruchfrei von der Prozessdokumentation zur No-Code-Automation – ohne dass Prozesse ein zweites Mal modelliert werden müssen.

Mehr erfahren …

  • PICTURE-Prozessplattform – Prozessregister und Prozesslandkarten für die strategische Steuerung, Dokumentation und Verbesserung mit PICTURE-BPMN, BPMN 2.0, PICTURE-Classic und FIM.
  • PICTURE-Methode mit 24 Bausteinen – macht Prozessbeschreibungen verständlich, konsistent und auswertbar; die FIM-Konformität ist bestätigt.
  • Prozessmanagement einführen – Konzeption und Einführungsberatung: wer was wann zu tun hat, welche Rollen es braucht und welche Ergebnisse realistisch sind.
  • Organisationsuntersuchung und -entwicklung – Aufgabenkritik, Optimierung nach Zeit, Kosten und Qualität, Abbau von Überlastungsanzeigen, kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
  • Stellenorganisation und digitale Stellenbewertung – Stellenbeschreibungen, Stellenbemessung und Personalbedarfsermittlung; Bewertungen nach TVöD-VKA-V, TV-L, TV-V und KGSt®-Dienstpostenbewertung mit Kasaia®.
  • Digitalisierung von E-Akte bis OZG – Strategie, Priorisierung und Umsetzung, konsequent prozessorientiert: Prozessoptimierung vor Digitalisierung.
  • Prozessnetzwerk improve – über 400 Behörden teilen mehr als 2.100 Prozessmodelle; das spart bei der Modellierung mindestens die Hälfte der Zeit.

Häufige Fragen

Das Wichtigste zu digitalen Fachkräften und zur Potenzialanalyse.

Was ist eine digitale Fachkraft?

Eine digitale Fachkraft ist kein Chatbot und kein Einzelskript, sondern ein modellierter Prozess: Sie erkennt eine Situation, entscheidet regelbasiert, führt aus, erzeugt Dokumente und eskaliert bei Bedarf an einen Menschen. MR.KNOW unterscheidet drei Ausbaustufen — Digital Assistant (regelbasiert nach BPMN 2.0), Digital Agent (KI-gestützt, versteht auch unstrukturierte Daten) und Digital Worker (autonome KI-Orchestrierung über Systemgrenzen hinweg).

Was passiert bei der Potenzialanalyse?

Sie laden eine Stellenbeschreibung oder Stellenanzeige als PDF hoch, fügen den Link zu einer bestehenden Stellenanzeige ein oder geben den Text direkt ein. Analysiert werden Aufgaben, Abläufe und der erreichbare Automatisierungsgrad; die Einschätzung erhalten Sie per E-Mail, in der Regel innerhalb weniger Minuten. Die Analyse ist kostenlos und unverbindlich.

Wie lange dauert die Einführung?

Bewährt hat sich ein phasiertes Vorgehen: ein kompakter Discovery-Workshop, daraus ein lauffähiger Pilot für einen konkreten Anwendungsfall, anschließend der Rollout auf weitere Standorte oder Mandanten. Der erste produktive Anwendungsfall entsteht in Wochen statt Monaten, weil er auf einer bereits vorhandenen Plattform aufsetzt.

Rechnet sich der Einsatz digitaler Fachkräfte?

Der Nutzen entsteht doppelt: Der manuelle Aufwand sinkt, und zugleich sinken Fehlerquote und Durchlaufzeit. Entscheidend für die Wirtschaftlichkeit ist die Wiederverwendung — der Großteil des Aufwands fließt einmalig in die Basis aus Datenanbindung, Extraktion sowie Regel- und Dokumenten-Engine. Jede weitere digitale Fachkraft entsteht überwiegend als Konfiguration und kostet damit einen Bruchteil der ersten.

Wie steht es um Datenschutz und Nachvollziehbarkeit?

Prozesse sind dokumentiert und versioniert, Prompts werden in einem Tresor verwaltet, die KI-Modelle sind austauschbar — es entsteht kein Vendor-Lock. Der Betrieb ist DSGVO-konform und mandantenfähig, wahlweise als hochsichere SaaS-Cloud oder On-Premise im eigenen Rechenzentrum. Entscheidungen bleiben damit prüfbar, was gerade in auditierten Umfeldern zum Vorteil wird.

Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?

Nein. Die Orchestrierung nach BPMN 2.0 liegt über den vorhandenen Systemen und bindet Fachverfahren, E-Akte, ERP, CRM oder HR-Systeme über offene Standards, APIs und Konnektoren ein, statt mit ihnen zu konkurrieren. Der Fokus liegt auf den Prozessen, die noch von keinem spezialisierten Fachverfahren unterstützt werden. Das schützt bestehende Investitionen — unabhängig davon, wie sich einzelne Anbieter weiterentwickeln.

Ersetzt eine digitale Fachkraft Mitarbeitende?

Nein. Digitale Fachkräfte übernehmen die wiederkehrenden Routineanteile, die erfahrene Mitarbeitende binden — rund um die Uhr und ohne Qualitätsschwankungen. Sie schließen damit Lücken beim Fachkräftemangel, statt Stellen abzubauen.

Eignen sich digitale Fachkräfte auch für kleine Kommunen, Kirchen und Verbände?

Ja. Weil die Plattform mandantenfähig ist, lässt sich eine einmal gebaute digitale Fachkraft interkommunal oder im Verbund mehrfach nutzen — etwa über einen Zweckverband, einen kommunalen IT-Dienstleister, einen Landkreis für seine Gemeinden oder einen Dachverband für seine Mitglieder. Der Aufwand verteilt sich damit auf mehrere Schultern, und auch eine kleine Verwaltung startet mit einem bereits erprobten Prozess statt bei null.

Welche Rolle spielt PICTURE dabei?

PICTURE bringt das Verwaltungswissen und die Prozessdokumentation ein: Mit der PICTURE-Prozessplattform und der PICTURE-Methode aus 24 fachlichen Bausteinen werden Prozesse identifiziert, priorisiert, dokumentiert und organisatorisch optimiert — inklusive inhaltlicher Attribute, der Identifikation von Automatisierungsmerkmalen und einer belastbaren Priorisierungsreihenfolge. MR.KNOW übernimmt diese Modelle verlustfrei: BPMN 2.0 wird vollständig unterstützt, gepflegte Attribute werden mitübertragen, und Prozesse müssen kein zweites Mal modelliert werden. Getreu dem PICTURE-Motto „Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn“ steht die organisatorische Optimierung dabei immer vor der Technik.

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